INTRODUCTION

Dans le souci de promouvoir  le développement à la base et accélérer le développement des communes du Bénin, notre pays a choisi l’option de la démocratie depuis plus d’une décennie et ceci à travers le processus de la décentralisation afin de promouvoir une meilleure gestion des affaires publiques locales. La conséquence de ce processus est l’évolution du cadre institutionnel de l’administration. Ainsi, un corpus de cinq lois[1] a été voté pour mettre en œuvre la décentralisation. Parmi ces lois, nous avons la loi n° 97-029 du 15 janvier 1999[2] portant organisation des Communes en République du Bénin qui confère à ces nouvelles Collectivités Locales, la personnalité juridique et l’autonomie financière. Ces dispositions juridiques ont été ainsi concrétisées par un transfert de compétences et de responsabilités de l’Etat central vers le niveau local, de sorte à promouvoir la démocratie et le développement à la base.

En dépit de cette évolution dans les reformes du cadre réglementaire actuel, un fort sentiment des populations se dégage, selon lequel la performance tant attendue de l’administration locale à  offrir des services de qualité aux usagers n’est toujours pas au rendez-vous.

Consciente de cette situation, l’Association pour la Promotion de l’Intercommunalité dans le département de l’Alibori (APIDA) a voulu mettre en place au sein de ses communs membres, un système d’accompagnement de la performance de l’administration communale dénommé Système d’Evaluation des Performances du personnel de l’Administration Communale (SEPAC).

La mission vise à répondre à plusieurs questions d’ordre technique, méthodologique ou stratégique que les autorités communales pourraient envisager pour développer la capacité du personnel en vue d’assurer une bonne performance administrative.

Ainsi, une mission avait été initiée au cours du second semestre de l’année 2018 par l’Intercommunalité et conduite par une équipe de consultants.

Les prestations ont abouti à la mise en place des différents outils du SEPAC au sein de chaque administration communale.

Par ailleurs, des outils de suivi des indicateurs qualitatifs et de mise en œuvre des valeurs ont été également mis en place.Il se dégage au bout de ces trois d’années d’accompagnement dans l’implémentation du SEPAC que les élus communaux, notamment les maires et leurs adjoints, ne semblent pas jouer véritablement leur rôle et ceci, pour deux raisons :

Le renouvellement périodique des instances dirigeantes des communes (maires, adjoints,..) dues aux différentes élections et les situations de destitution de certains d’entre eux, ce qui ne permet pas de noter une stabilité politique dans l’accompagnement de l’administration dans la mise en œuvre du SEPAC au sein de ces communes. D’où l’impérieuse nécessité d’organiser un atelier d’échange sur l’outil SEPAC avec ces nouveaux élus.

Le présent rapport présente la synthèse du déroulement dudit atelier de formation des élus communaux du département sur l’implémentation de l’outil SEPAC au sein des administrations communales de l’ALIBORI, des principaux résultats atteints notamment en terme d’engagements pris de façon consensuelle par les élus pour garantir dans la suite le succès du processus.

1- OBJECTIFS ET RESULTATS ATTENDUS DE L’ATELIER

1.1 Objectifs de l’atelier

L’objectif général de cet atelier est d’échanger avec les élus sur les rôles et les responsabilités qui leur incombent pour l’implémentation à succès du processus SEPAC dans leurs communes

Spécifiquement, il s’agit de :

  • Repréciser aux élus l’importance et le contenu du SEPAC ;
  • Leur présenter le point actuel de l’intervention dans leurs communes respectives ;
  • Mettre l’accent sur leurs rôles dans le processus d’implémentation du SEPAC ;
  • Discuter avec eux des potentiels obstacles politiques de la mise en œuvre effective du SEPAC dans leurs communes respectives ;
  • Explorer et retenir les stratégies et actions pour surmonter les obstacles politiques assorties d’une feuille de route de mise en œuvre jusqu’à l’aboutissement complet du processus SEPAC.

1.2 Résultats attendus

Comme résultat attendu, à la fin de cette session de renforcement de capacité un rapport de formation fera état de :

  • 18 acteurs (Maires et deux de leurs adjoints de chacune des six communes) ont vu leur capacité de comprendre et de conduire le SEPAC amélioré à la fin de la session de formation,
  • 18 acteurs (Maires et deux de leurs adjoints de chacune des six communes) se sont approprié le SEPAC, sa philosophie, sa démarche et les processus d’évaluation du bilan professionnel.
  • Les élus connaissent mieux leurs rôles dans l’implémentation à succès du processus SEPAC ;
  • Les potentiels obstacles (politiques, administratifs, sociologiques et organisationnels) de la mise en œuvre du SEPAC sont appréhendés ;
  • Les stratégies et actions pour surmonter ces obstacles sont retenues.

2. APPROCHE METHODOLOGIQUE SUIVIE

La démarche méthodologique s’est basée sur les principes de l’approche andragogique et a servi de fil conducteur dans la conduite du déroulement de la formation.

En raison de la nature de la mission et du fait qu’il s’agit d’un échange sur la dynamique institutionnelle d’une nouvelle approche de management dans les administrations communales, il est fait usage des techniques telles que l’entretien semi-directifs et du brainstorming.

Les différentes communications (02) au total ont été réalisées en Powerpoint et projetées à chaque fois. Une présentation est faite en plénière, à l’issue de laquelle des questions sont posées par les participants et des explications sont apportées.

Après la théorie sur les différentes présentations. 

Les deux (02) modules ayant servis de communications pour la formation sont :

  1. Le SEPAC en soi et le niveau d’implémentation dans les communes ;
  2. Les goulots d’étranglement dans la mise en œuvre de l’implémentation du SEPAC dans les communes et les conditions de succès.

La liste des participants à la formation est en annexe du présent rapport

3- DEROULEMENT DE LA FORMATION

La première communication a replacé la formation dans le contexte global de l’importance que revêt l’outil SEPAC pour la performance des administrations communales. Ainsi, ressource aussi vitale que les acteurs communaux, le SEPAC est devenu de nos jours une matière première indispensable à la mise en œuvre d’une administration communale efficace et efficiente, d’autant plus qu’il se trouve à la croisée des chemins décisionnels de production et d’échanges.

Les différents points ayant été objet de développement de cette première communication sont :

Ces différents points ont été développés et ponctués d’exemples tirés des expériences d’autres communes des départements appuyés par le PDCC de la GIZ.

Le consultant a ensuite attiré l’attention des participants sur les rôles et responsabilités qui leur incombent en tant qu’acteurs politiques et sur la nécessité pour les maires de créer une solidarité administrative entre eux et le SG d’une part, puis entre eux et les adjoints d’autre part.

L’outil SEPAC étant une innovation dans la gestion des affaires administratives au sein des communes, son implémentation a été objet de quelques difficultés spécifiques à chaque commune.

La deuxième communication a ressorti les principaux goulots d’étranglement identifiés et présentés aux élus en vue d’un recadrage stratégique:

Au nombre de ceux-ci, on peut noter :

A l’issue de la présentation de ces deux communications, une plénière a été ouverte et a été l’occasion de faire ressortir au travers des échanges, les points forts et ceux faibles de l’implémentation du SEPAC.

Ainsi, comme points de succès on note :

  • L’instabilité des élus communaux
  • La mobilité des agents
  • Le Manque de volonté politique au niveau de certaines communes
  •  Une Compréhension erronée de l’outil par certains agents communaux
  • Manque de volonté de la part de certains agents à appliquer les outils SEPAC
  • La non réalisation du bilan professionnel dans la plupart des communes
  • Le faible leadership de certains secrétaires généraux à porter l’outil au sein de leur administration
  • la conception trop restrictive de la notion de motivation,
  • la faible utilisation des résultats des évaluations du personnel dans l’attribution des primes,
  • l’absence de coaching de proximité.
  • L’insuffisance de moyens de gratification des agents méritants.
  • Etc. 

A l’issue de la présentation de ces deux communications, une plénière a été ouverte et a été l’occasion de faire ressortir au travers des échanges, les points forts et ceux faibles de l’implémentation du SEPAC.

Ainsi, comme points de succès on note :

  • L’adhésion des acteurs (Elus et personnel) au SEPAC
  • La mise en place d’un comité d’évaluation par arrêté communal pour son institutionnalisation
  • Le rapportage des bilans professionnels reste à améliorer ;
  • La participation active lors des travaux de groupes et des débats en plénières ;
  • L’amélioration des prestations des agents communaux ;
  •  La réduction des conflits d’attribution entre le personnel communal ;
  •  Une meilleure connaissance et appropriation progressive des outils par certaines communes ;
  • Le niveau d’engagement varie d’une commune à une autre ;
  • Le principe de motivation sur mérite est acquis.

4. APERÇU  DES RESULTATS DE L’ATELIER

Les résultats attendus à l’issue de l’atelier sont globalement atteints. Il s’agit :

5- DIFFICULTES IDENTIFIEES COMME POTENTTIELS OBSTACLES  DE MISE EN ŒUVRE DU SEPAC ET STRATEGIES RETENUES POUR LES SURMONTER

Défis /DifficultésActions à menerPar Qui
L’existence de « super agents » récalcitrantsRaffermir l’autorité du SGElus Maires
Inadéquation Profil Poste des agentsEtablir un profil par posteRespect du manuel de procéduresDoter chaque commune d’un plan de formation  Maires
Absence de convergence et de soutien des élus pour les actions de développement du maireSensibiliser les élus à soutenir les actions de développement du maireCA, Conseiller Communaux Autres élusPartenaires techniques
La non assiduité des agents (refus délibéré de certains agents à s’inscrire dans le registre de présence)Poursuivre la sensibilisation du personnelExpérimenter des matériels techniques modernes de contrôleMaires Elus AgentsAPIDA
Risque d’échec du processus SEPAC en soiAméliorer les stratégies de mobilisation des ressources propres au niveau des communes,Former les élus sur la mobilisation des ressourcesCoopération suisse
Non signature des Lettres de mission, contrats d’objectifs par certaines communesPrendre toutes les dispositions pour que les SG fassent le  nécessaire pour que les documents soient signésSG ;Maires

Les stratégies retenues pour surmonter les difficultés identifiées ont permis d’établir une feuille de route qui se résume dans le tableau qui suit :

 FEUILLE DE ROUTE

ACTIVITESPERIODEACTEURSOBSERVATIONS
Compte rendu de cet atelier et Sensibilisation des autres acteursSans délaiMaires et Adjoints 
Finaliser la mise en place des outils SEPAC (LM, CO, PIT)30/07/2021SGPour les communes qui ne l’ont pas encore fait
Actualiser les Fiches de Poste (FP)30/07/2021SGEn conformité avec le nouveau cadre organique et le manuel de procédures
Suivi de la finalisation des outilsDébut août 2021APIDA 
Faire une évaluation à mi-parcoursFin septembre 2021SG Comité d’évaluationToutes les communes
Prendre un arrêté de fixation et de paiement des primes aux agents méritantsFin octobre 2021MairePour les communes qui ne l’ont pas encore fait
Accompagner les communes à réaliser le bilan professionnelNovembre-Décembreconsultants 
Suivi de la mise en œuvre par le comité des recommandations issues du rapport du Bilan Professionnel à mi-parcoursLes deux derniers trimestres de 2021SG & point focal 

6-  ENGAGEMENTS ET RECOMMANDATIONS

Suite aux divers échanges, des engagements et recommandations suivantes sont formulés :

  • Engagements

Les participants à cet atelier se sont engagés à :

  • S’impliquer réellement  dans la mise en œuvre du SEPAC, gage de fourniture de services de qualités aux populations,
  • Adopter une politique de motivation du personnel plus juste et équitable,
  • Ne pas décevoir le partenaire technique et financier qu’est la Coopération Suisse.
  • Recommandations

Fort des points clés de succès obtenus, des recommandations suivantes ont été formulées à l’endroit des participants à cette formation  et à l’endroit de l’APIDA.

  • A l’endroit des élus
  • S’impliquer réellement dans le suivi de la mise en œuvre de la feuille de route issue du  présent atelier ;
  • Sensibiliser l’ensemble des  acteurs politiques et administratifs de chaque commune ; afin d’obtenir leur  totale adhésion dans l’implémentation du SEPAC ;
  • Veiller à la mise en œuvre effective de la feuille de route ;
  • Assurer un portage politique de l’outil ;
  • Motiver des agents par la gratification en tenant compte des résultats du bilan professionnel.
  • A l’endroit de l’APIDA
  • Suivre la mise en œuvre de la feuille de route et procéder à son évaluation;
  • Intensifier le coaching de proximité ;
  • Mettre en place un mécanisme d’octroi des fonds FDT  ou autres avantages  aux communes en lien avec le niveau d’engagement et les résultats obtenus  dans la mise en œuvre du SEPAC dans chacune des communes de l’Alibori.

CONCLUSION

L’organisation de cet atelier stratégique  a convaincu les participants  sur la nécessité d’un réel engagement et implication de l’ensemble des maires et  élus aux côtés des Secrétaires Généraux et autres cadres techniques des mairies pour garantir la compétitivité et la performance des administrations communales.

ANNEXE

  • LISTE DES PARTICPANTS

[1] Recueil de lois sur la décentralisation Ministère de la Décentralisation, de la Gouvernance Locale, de l’Administration et de l’Aménagement du Territoire, Direction Générale de la Décentralisation et de la Gouvernance Locale, Septembre 2010

[2] Idem