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Chapitre 1 : DES DISPOSITIONS GENERALES

Le Règlement Intérieur a pour objet de définir les modalités et les conditions d’application des statuts de l’APIDA. Il a force exécutoire et sa violation est passible de sanctions.

Article 1 : De l’adhésion

Devient membre de l’APIDA, toute commune ou personne physique qui s’engage à respecter les textes fondamentaux, et dont la demande d’adhésion est reçue par le Bureau Exécutif et acceptée par le Congrès.

L’adhésion à l’association implique automatiquement l’acceptation des statuts, du règlement intérieur, du programme, du paiement des droits d’adhésion, des cotisations et la participation active à toutes les actions initiées par l’association.

Article 2 : De la démission

Toute intention de démission doit d’abord faire l’objet de délibération du Conseil Communal concerné à la majorité des 2/3. Une demande motivée, formulée par écrit, accompagnée de la délibération du conseil communal sera adressée au Président de l’APIDA qui est tenu d’en informer le Bureau Exécutif.

Le Bureau Exécutif diligente une mission de médiation et en rend compte au Congrès qui statue.

Aucune démission ne peut intervenir à moins d’un an du terme du mandat du Conseil Communal concerné.

La démission ne donne droit à aucun remboursement ni des droits d’adhésion, ni des cotisations. Toute commune démissionnaire n’est plus en droit d’exiger des appuis de l’association pour quelque motif que ce soit.

Article 3 : De la perte de la qualité de membre

La qualité de membre de l’APIDA se perd par :

  • l’exclusion de la commune, sur décision motivée du Congrès ;
  • la démission ;
  • la perte de la qualité de commune du fait de la loi.

Article 4 : De la réintégration

Toute demande de réintégration est adressée au Président du Bureau de l’association. La décision finale est prise par le Congrès. La réintégration est assimilée à une nouvelle adhésion de la commune et s’établit dans les mêmes conditions que stipulées à l’article premier du présent règlement intérieur.

Chapitre 2 : DE LA DESIGNATION DES MEMBRES DES ORGANES

Article 5 : De la gestion des élections

Le Congrès devant élire un nouveau Bureau, désigne en son sein un bureau de séance composé de trois membres (Président-Secrétaire-Rapporteur), chargés de diriger les travaux.

Article 6 : Procédures d’élections des organes

Les candidats aux différents postes au sein des organes sont présentés par leur commune.

Le vote a lieu en plénière, poste par poste conformément aux dispositions de l’article 19 des Statuts de l’APIDA.

Cependant, le consensus dans le choix des membres est le mode d’élection privilégié.

En cas d’élection, le collège électoral procède à un vote à la majorité simple.

Les membres votent au bulletin secret à un tour. Le candidat ayant obtenu le plus de voix est élu. En cas d’égalité de voix la procédure est reprise jusqu’à l’élection d’un candidat. Au-delà de trois tours d’élection infructueuse, le candidat le plus âgé est élu.

Article 7 : De la passation de service entre bureaux exécutifs

Le bureau de séance ayant conduit les élections installe le nouveau Bureau Exécutif. Le président du nouveau bureau prononce son allocution de présentation des grandes lignes de son mandat.  Le président sortant procède à la clôture de la session.

Le bureau sortant, avec l’assistance du Secrétariat Exécutif, procède, au siège de l’APIDA, à la passation de service avec le nouveau bureau dans un délai d’une semaine au plus tard. Un procès-verbal est établi à cet effet.

Article 8 : De la vacance de poste au niveau du Bureau Exécutif

En cas de vacance de poste d’un membre du Bureau par démission, décès, ou départ du conseil communal/municipal, son conseil communal/municipal d’origine désigne son remplaçant dans un délai de quinze (15) à quatre- vingt dix (90) jours. Pour démissionner du Bureau Exécutif, tout membre doit adresser une lettre de démission au Président qui la soumettra à la session suivante du BE.

Article 9 : Des attributions du président

Le Président du Bureau est le premier responsable de l’association. Il veille au respect des orientations et à l’exécution des décisions du Congrès.

  • Il convoque et préside les réunions du Congrès et du Bureau. Il assure la police des débats et des délibérations. En cas de partage de voix, celle du Président est comptée double.
  • Il représente l’association dans tous les actes de la vie civile et est investi de tous les pouvoirs à cet effet. Il a notamment qualité pour représenter l’association devant les autorités et pour ester ou répondre en justice au nom de l’association.
  • Il est l’ordonnateur du budget de l’association, et signe les chèques conjointement avec le Vice-Président en charge des affaires administratives et financières, trésorier de l’Association. En cas d’absence du Président, il délègue son pouvoir au Vice-Président en charge des affaires politiques et juridiques.
  • En cas de nécessité, il est habileté à prendre toute décision visant à préserver les intérêts supérieurs de l’association en attendant la tenue du Congrès. Le Président peut charger tout membre du Bureau de l’association de toute mission non affectée. Il en précise les termes de référence et les délais d’exécution.
  • Il détient la police des débats et le secrétariat des réunions est assuré à sa diligence. Il est le garant du respect des statuts, du règlement intérieur, des décisions du Congrès, de la bonne exécution des procédures administratives et comptables, ainsi que de la bonne gestion du patrimoine de l’association.
  • Le Président présente le rapport moral de l’association au congrès.

Article 10 : Des attributions des autres membres du Bureau Exécutif

Les attributions des autres membres du BE sont ceux spécifiées dans les Statuts de l’APIDA.

Article 11 : Des commissaires aux comptes

Les commissaires sont chargés de vérifier la sincérité des comptes de l’Association, de contrôler les activités financières du Bureau et d’établir un rapport à soumettre au Congrès ; ils sont recrutés par les membres du Bureau Exécutif.

Chapitre 3 : DU FONCTIONNEMENT DES ORGANES DE L’APIDA.

Le fonctionnement du Congrès, du Bureau Exécutif et des Commissions Techniques Permanentes est traité par ce chapitre.

Article 12 : De la périodicité des réunions du congrès

Le Congrès se réunit en session ordinaire tous les deux ans sur convocation du Président de l’Association conformément aux dispositions de l’article 14 des Statuts.

Le Congrès se réunit en session extraordinaire, en cas de besoin, sur convocation du Président de l’Association, soit à l’initiative de celui-ci, soit à la demande d’au moins 2/3 des membres du Bureau exécutif conformément aux dispositions de l’article 16 des Statuts.

Article 13 : De la périodicité des sessions du Bureau Exécutif.

Le Bureau Exécutif de l’APIDA se réunit au moins une fois par trimestre.

Le Président peut réunir le Bureau Exécutif chaque fois qu’il le juge utile.

Les séances du Bureau Exécutif sont publiques, sauf décision contraire prise à la majorité des membres présents.

Article 14 : De la convocation des réunions du Congrès

Les réunions du Congrès font l’objet d’une convocation signée par le Président de l’association, après délibération du Bureau Exécutif. Les invitations sont émises conformément aux dispositions de l’article 14 des Statuts.

Article 15 : De la convocation des sessions du Bureau Exécutif

Les sessions du Bureau Exécutif font l’objet d’une convocation signée par le Président de l’association.

La convocation indique les questions portées à l’ordre du jour. Elle est adressée par écrit, sous quelque forme que ce soit, aux mairies des membres titulaires du Bureau Exécutif, sauf s’ils font le choix d’une autre adresse.

La convocation précise la date, l’heure et le lieu de la réunion, qui se tient en principe au siège de l’association.

L’envoi des convocations aux membres titulaires ou suppléants peut être effectué autrement que par courrier traditionnel, et notamment par voie dématérialisée, à l’adresse électronique de leur choix.

La convocation est adressée trois jours francs au moins avant celui de la réunion.

En cas d’urgence, le délai peut être abrégé par le Président, sans pouvoir être toutefois inférieur à un jour franc.

Le Président en rend compte dès l’ouverture de la séance aux membres du Bureau Exécutif qui se prononcent sur l’urgence et peuvent décider le renvoi de la discussion, pour tout ou partie, à l’ordre du jour d’une séance ultérieure.

Une note explicative de synthèse sur les affaires soumises à délibération doit être adressée avec la convocation aux membres titulaires et suppléants du Bureau Exécutif.

Si la délibération concerne un contrat de service public, le projet de contrat ou de marché accompagné de l’ensemble des pièces peut, à sa demande, être consulté au siège de l’association par tout conseiller communal de l’une des communes membres de l’APIDA dans les conditions fixées à l’article 28 du présent règlement intérieur.

Article 16 : De l’ordre du jour du Congrès et du Bureau Exécutif

Le Président fixe l’ordre du jour. L’ordre du jour est reproduit sur la convocation et porté à la connaissance du public par divers canaux de communication.

Article 17 : De la présidence

Le Bureau Exécutif est présidé par le Président et, à défaut, par celui qui le remplace conformément aux dispositions de l’article 25 des Statuts.

Article 18 : Du quorum aux réunions du Congrès

Le quorum requis pour la tenue des rencontres du Congrès de l’association est la moitié au moins du nombre total des conseillers élus des six communes membres ou au moins le nombre des conseillers de quatre communes membres prises au hasard.

Pour le Bureau Exécutif, le quorum équivaut à trois maires sur six.

Le quorum s’apprécie à l’ouverture de la séance. Si le quorum n’est pas atteint, le Président convoque dans un délai maximum de quinze jours, une autre réunion qui pourra siéger quel que soit le nombre de présence effective.

Si ce quorum n’est pas atteint à la première convocation, la session est convoquée de nouveau dans les conditions et formes prescrites par les Statuts. Le Congrès délibère alors valablement quel que soit le nombre de conseillers présents.

Article 19 : Du quorum aux sessions du BE

Le Bureau Exécutif ne délibère valablement que lorsque la majorité de ses membres en exercice est présente.

Article 20 : Du mandat

Un membre titulaire du Bureau Exécutif empêché d’assister à une séance, et dont le suppléant serait également empêché, peut donner à un collègue de son choix pouvoir écrit de voter en son nom. Un même membre du Bureau Exécutif ne peut être porteur que d’un seul pouvoir. Le pouvoir est toujours révocable. Sauf cas de maladie dûment constatée, il ne peut être valable pour plus de trois séances consécutives. Le mandataire remet la délégation de vote ou mandat au Président de séance lors de l’appel du nom du membre empêché. La délégation de vote peut être établie au cours d’une séance à laquelle participe un membre obligé de se retirer avant la fin de la séance.

Afin d’éviter toute contestation sur leur décision /participation au vote, les membres du Bureau Exécutif qui se retirent de la salle doivent faire connaître au Président leur intention ou leur souhait de se faire représenter.

Article 21 : Du secrétariat de séance

Le secrétariat des séances du BE est assuré par le Secrétaire Exécutif. Il est aidé dans cette mission par les secrétaires généraux des mairies, qui assistent aux séances mais sans participer aux délibérations.

Le Secrétaire Exécutif assiste le Président pour la vérification du quorum et celle de la validité des pouvoirs, de la contestation des votes et du bon déroulement des scrutins. Il assure l’élaboration du procès-verbal de séance.

Les auxiliaires de séance que sont le SE et les SG ne prennent la parole que sur invitation expresse du Président et restent tenus à l’obligation de réserve.

Article 22 : De l’accès et de la tenue du public

Les séances du Bureau Exécutif sont publiques.

Le public est autorisé à occuper les places qui lui sont réservées dans la salle. Il doit observer le silence durant toute la durée de la séance. Toutes marques d’approbation ou de désapprobation sont interdites.

Un emplacement spécial est réservé aux représentants de la presse.

Article 23 : De l’enregistrement des débats

Les séances peuvent être retransmises par les moyens de communication audiovisuelle, après avis des membres du Bureau Exécutif et décision du Président.

Article 24 : De la séance à huis clos

Sur la demande de trois membres du Bureau Exécutif ou du Président, le Bureau Exécutif peut décider, sans débat, à la majorité absolue des membres présents ou représentés, qu’il se réunit à huis clos.

La décision de tenir une séance à huis clos est prise par un vote public du Bureau.

Lorsqu’il est décidé que le Bureau Exécutif se réunit à huis clos, le public ainsi que les représentants de la presse doivent se retirer.

Article 25 : De la police de l’assemblée

Le Président a seul la police de l’assemblée. Il peut faire expulser de l’auditoire tout individu qui trouble l’ordre. En cas de crime ou de délit, il en dresse un procès-verbal et le procureur de la République en est immédiatement saisi.

En cas de crime ou de délit (propos injurieux ou diffamatoires …), le Président en dresse procès-verbal et en saisit immédiatement le procureur de la République. Il appartient au Président ou à celui qui le remplace de faire observer le présent règlement.

Article 26 : De la participation aux débats

Ne sont autorisés à intervenir au cours des débats que les membres titulaires dûment mandatés pour représenter la commune. Toutefois le bureau peut autoriser l’intervention d’une personne ressource pour éclairer sa décision.

Article 27 : De la prise de décision

Les décisions du Congrès ou du Bureau sont adoptées par consensus ou à la majorité simple des membres présents pour les questions aussi bien de fond, d’orientation générale que des questions de forme et de procédure.

Les décisions du Congrès ou du Bureau sont immédiatement exécutoires.

Lorsqu’une commune est concernée par une décision, ses représentants doivent présenter leur dossier et répondre aux questions d’éclaircissement des membres du Congrès, les autres membres à l’exception des représentants de la commune concernée, débattent puis décident. Lorsque l’action concerne deux communes, la décision est prise dans les mêmes conditions que ci-dessus. Lorsque l’action concerne trois communes ou plus, la décision est prise par l’ensemble des membres.

Article 28 : De l’accès aux dossiers

Tout membre titulaire ou suppléant du Bureau Exécutif a le droit, dans le cadre de sa fonction, d’être informé des affaires de l’association.

Les services techniques de l’association assurent la diffusion de l’information auprès de ses membres élus par les moyens matériels qu’elle juge les plus appropriés.

Afin de permettre l’échange d’informations sur les affaires relevant de ses compétences, l’association peut, dans les conditions définies par son assemblée délibérante, mettre à la disposition de ses membres élus, à titre individuel, les moyens informatiques et de télécommunications nécessaires.

Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication sur place et de prendre copie totale ou partielle des procès-verbaux du Bureau Exécutif, des budgets et des comptes de l’association et des arrêtés municipaux.

Durant les 3 jours précédant la séance, les conseillers communaux des communes membres peuvent consulter les dossiers au siège de l’association uniquement et aux heures ouvrables.

La consultation des dossiers, projets de contrats ou de marchés sera possible sur demande écrite adressée au Président, 36 heures avant la date de consultation souhaitée. Dans tous les cas, ces dossiers seront tenus en séance à la disposition des membres de la commission concernée, du Bureau Exécutif.

Article 29 : Du droit de vote

Les droits de vote et d’éligibilité aux différents postes du Bureau sont exclusivement réservés aux membres à jour de leurs cotisations. Les votes se font, soit au scrutin secret, soit à main levée, en fonction des circonstances sur proposition du Président et retenu par les membres du BE conformément à l’article 39 du présent règlement intérieur.

Article 30 : Des questions écrites

Chaque membre titulaire ou suppléant du Bureau Exécutif, chaque conseiller communal d’une commune membre de l’APIDA, peut adresser au Président des questions écrites sur toute affaire ou tout problème concernant l’association ou l’action de l’association.

Article 31 : Du procès-verbal des réunions du Congrès

Toute réunion du Congrès fait l’objet d’un procès-verbal signé par les membres du bureau de séance auquel est annexé la liste des participants et participantes au congrès.

Le procès-verbal du Congrès est affiché dans la huitaine et ainsi tenu à disposition du public, transmis à la presse.

Il est également transmis aux Secrétaires Généraux des communes membres pour affichage, diffusion auprès des services techniques et élus communaux et fait l’objet d’une communication spéciale lors du conseil communal suivant.

Article 32 : De la nature des décisions du Congrès

Le Congrès peut, en fonction de la nature de la session et des dossiers soumis conformément aux dispositions de l’article 16 des statuts, prendre les décisions suivantes :

  • définir les orientations générales de l’association ;
  • élire en son sein les membres du Bureau Exécutif ;
  • nommer les membres d’honneur de l’Association sur proposition du Bureau Exécutif ;
  • adopter et modifier les statuts et le règlement intérieur ;
  • fixer les droits d’adhésion ;
  • prononcer la suspension ou l’exclusion ;
  • décider du transfert du siège ;
  • approuver ou redresser les comptes de l’exercice ;
  • statuer sur les retraits et les demandes de réintégration ;
  • autoriser l’acquisition d’immeubles nécessaires à l’accomplissement de l’objet de l’Association ainsi que tous échanges, hypothèques et ventes des immeubles appartenant à l’Association
  • apprécier le rapport du Bureau exécutif sur sa gestion ou sur tout autre objet ;
  • statuer sur toute question grave et urgente à lui soumise par le Bureau exécutif ;
  • délibérer plus généralement sur toute question concernant le développement, la gestion ou les intérêts de l’Association et qui ne relèvent pas de la compétence du Bureau Exécutif ;
  • décider de la dissolution de l’Association ou de sa fusion avec d’autres organisations poursuivant un but identique ;
  • procéder en cas de dissolution, à l’affectation des biens de l’Association.

Article 33 : Du compte rendu des sessions du Bureau Exécutif

Les sessions du bureau sont sanctionnées par un compte rendu signé du Président et du Secrétaire Exécutif en qualité de rapporteur de la séance et adressé aux autres membres du BE. Certaines questions peuvent être portées à la connaissance des médias.

Le compte rendu de la séance est affiché dans la huitaine et ainsi tenu à disposition du public, transmis à la presse, aux membres titulaires et suppléants du Bureau Exécutif.

Le compte rendu de la séance est également transmis aux Secrétaire Généraux des communes membres pour affichage, diffusion auprès des services techniques et élus communaux et fait l’objet d’une communication spéciale lors du conseil communal suivant.

Article 34 : De la nature des décisions du Bureau Exécutif

Le Bureau Exécutif est habileté à prendre les décisions suivantes :

  • assurer l’application des décisions du Congrès et en rendre compte ;
  • préparer ou instruire les dossiers à soumettre à l’appréciation du Congrès ;
  • Diriger et assurer la gestion courante de l’association, de ses programmes et des fonds mis en place ;
  • assurer la cohésion de l’ensemble des élus autour de l’intercommunalité notamment à travers un bilan annuel réunissant les membres des commissions permanentes élargies à d’autres conseillers communaux et aux cadres techniques lors de la foire intercommunale ;
  • élaborer et exécuter son programme d’actions conformément aux orientations fixées par le congrès ;
  • décider de la contribution des communes membres ;
  • réviser/actualiser régulièrement les manuels de procédures administratives et comptables et les documents de gestion courante de l’Association et les soumettre à l’adoption du Congrès ;
  • préparer le plan stratégique de développement ;
  • adopter le programme d’activités et le budget annuels ;
  • préparer et organiser les sessions de l’association ;
  • s’assurer de l’application des décisions prises par le Congrès ;
  • recruter le Secrétaire Exécutif de l’association ;
  • soumettre à l’autorisation et/ou à l’approbation du Congrès la révocation du personnel salarié ;
  • prendre ou autoriser tous les actes entrant dans l’objet de l’Association et qui ne relèvent pas de la compétence du Congrès, notamment la prise en bail ou la location d’immeubles et les réparations ;
  • élaborer et adopter son règlement intérieur;
  • proposer au Congrès la suspension ou l’exclusion des membres ayant commis des fautes graves ;
  • exécuter le budget et élaborer le compte de gestion de l’association ;
  • faire le plaidoyer auprès des partenaires et mettre en œuvre les stratégies de mobilisation de ressources au profit de l’APIDA et de ses communes membres
  • voter les budgets du Secrétariat exécutif ;
  • adopter le règlement intérieur proposé par les commissions permanentes pour leur fonctionnement ;
  • désigner les commissaires aux comptes professionnels ;
  • négocier et signer les conventions de partenariats au profit de l’APIDA ;
  • soumettre à l’appréciation du Congrès, en vue de la détermination des sanctions à leur infliger, les cas de manquements graves des membres aux dispositions statutaires de l’APIDA.

Chapitre 4 : DES DEBATS ET VOTES DES DELIBERATIONS

Le Bureau Exécutif règle par ses délibérations les affaires de l’association intercommunale. Le Bureau Exécutif émet des vœux sur tous les objets d’intérêt local.

Article 35 : Du déroulement de la séance

Le Président, à l’ouverture de la séance, demande au SE de procéder à l’appel des conseillers, constate le quorum, et rend compte au Président qui proclame la validité de la séance si celui-ci est atteint, puis cite les pouvoirs reçus. Il fait approuver le procès-verbal de la séance précédente et prend note des rectifications éventuelles.

Le Président demande au SE de faire la lecture des affaires inscrites à l’ordre du jour ; seules celles-ci peuvent faire l’objet d’une délibération. Il peut aussi soumettre au Bureau Exécutif des « questions diverses », qui ne revêtent pas une importance capitale.

Si toutefois, l’une de ces questions doit faire l’objet d’une délibération, elle devra en tant que telle être inscrite à l’ordre du jour de la prochaine séance du Bureau Exécutif.

Le Président appelle ensuite les affaires inscrites à l’ordre du jour. Il soumet à l’approbation du Bureau Exécutif les points urgents qui ne revêtent pas une importance capitale et qu’il propose d’ajouter à l’examen du bureau exécutif du jour.

Le Président accorde immédiatement la parole en cas de réclamation relative à l’ordre du jour. Le Président rend compte des décisions qu’il a prises en vertu des prérogatives qui lui sont confiées décrites dans les statuts de l’association. Il aborde ensuite les points de l’ordre du jour tels qu’ils apparaissent dans la convocation. Chaque affaire fait l’objet d’un résumé sommaire par le SE rapporteur du BE. Cette présentation peut être précédée ou suivie d’une intervention des membres du BE.

Article 36 : Des débats ordinaires

La parole est accordée par le Président aux membres du Bureau Exécutif qui la demandent. Aucun membre du Bureau Exécutif ne peut prendre la parole qu’après l’avoir obtenue du Président même s’il est autorisé par un orateur à l’interrompre.

Les membres du Bureau Exécutif prennent la parole dans l’ordre chronologique de leur demande. Lorsqu’un membre du Bureau Exécutif s’écarte de la question traitée ou qu’il trouble le bon déroulement de la séance par des interruptions ou des attaques personnelles, la parole peut lui être retirée par le Président qui peut alors faire, le cas échéant, application des dispositions prévues à l’article 25 du règlement intérieur.

Article 37 : De la suspension de séance

La suspension de séance est décidée par le Président de séance. Le Président peut mettre aux voix toute demande émanant d’un membre du Bureau Exécutif. Il revient au président de fixer la durée des suspensions de séance.

Article 38 : De l’amendement

Les amendements ou contre-projets peuvent être proposés sur toutes affaires en discussion soumises au Bureau Exécutif. Les amendements ou contre-projets doivent être présentés par écrit au Président. Le Président peut, s’il le décide, accepter qu’un amendement ou contre-projet soit présenté à l’oral et débattu en séance. Le Président décide si ces amendements sont mis en délibération, rejetés ou renvoyés à la commission compétente.

Article 39 : Du vote

Les délibérations sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés.

Lorsqu’il y a ballotage (partage égal des voix) et sauf cas de scrutin secret, la voix du Président est prépondérante.

Le vote a lieu au scrutin public à la demande du quart des membres présents. Le registre des délibérations comporte le nom des votants et l’indication du sens de leur vote.

Il est voté au scrutin secret :

  • Soit lorsqu’un tiers des membres présents le réclame ;
  • Soit lorsqu’il y a lieu de procéder à une nomination ou à une présentation.

Dans ces derniers cas, si aucun des candidats n’a obtenu la majorité absolue après deux tours de scrutin secret, il est procédé à un troisième tour de scrutin et l’élection a lieu à la majorité relative ; à égalité de voix, l’élection est acquise au plus âgé.

Le Bureau Exécutif peut décider, à l’unanimité, de ne pas procéder au scrutin secret aux nominations ou aux présentations.

Les bulletins ou votes nuls et les abstentions ne sont pas comptabilisés.

Le Bureau Exécutif vote de l’une des quatre manières suivantes :

  • à main levée ;
  • par assis et levé ;
  • au scrutin public par appel nominal ;
  • au scrutin secret.

Article 40 : De la clôture de toute discussion

Les membres du Bureau Exécutif prennent la parole dans l’ordre déterminé par le Président. Il appartient au président de séance seul de mettre fin aux débats. Un membre du bureau peut demander qu’il soit mis fin à toute discussion et qu’il soit procédé au vote.

Chapitre 5 : DES COMMISSIONS PERMANENTES ET COMMISSION AD’HOC

Article 41 : Commissions Permanentes

Les statuts de l’association fixent la création de cinq commissions permanentes. Chacune de ces commissions est présidée par un vice- président de l’APIDA, membre titulaire du Bureau Exécutif.

Les commissions permanentes sont les suivantes :

  • Commission en charge des affaires politiques et juridiques ;
  • Commission en charge des affaires administratives et financières ;
  • Commission en charge de la gouvernance et du genre ;
  • Commission en charge du développement économique local,
  • Commission en charge de l’environnement et de l’adaptation aux changements climatiques.

Le Bureau Exécutif peut former, au cours de ses séances, des commissions chargées d’étudier les questions soumises au Bureau soit par le secrétariat exécutif, soit à l’initiative d’un de ses membres. Elles sont convoquées par le Président, qui en est le président de droit, dans les huit jours qui suivent leur nomination. Dans cette première réunion, les commissions désignent un vice-président qui peut les convoquer et les présider si le Président est absent ou empêché.

La principale mission des commissions permanentes est d’appréhender les différentes questions se rapportant à leur domaine de compétence et d’instruire sur les sujets à l’ordre du jour des BE. Ce sont des cadres de concertation et de propositions concrètes à l’égard du BE.

Elles doivent être consultées sur toutes les questions ayant trait à leurs domaines de compétence. Aussi jouent-elles un rôle de veille stratégique dans le but d’optimiser les processus afin de faire évoluer la performance aux diapasons des normes et standards de qualité planifiées.

Les domaines de compétence des commissions techniques permanentes sont :

Commission en charge des affaires politiques et juridiques 

  • Pilotage stratégique (planification, suivi-évaluation-apprentissage, gestion des savoirs) de l’association ;
  • Développement des partenariats stratégiques ;
  • Statuts et règlement intérieur ;
  • Fonctionnement des organes ;
  • Création de nouveaux organes ou structure.

Commission en charge des affaires administratives et financières

  • Procédures de gestion administrative, financière et comptable ;
  • Planification budgétaire de l’association et de ses projets ;
  • Suivi de l’exécution du budget de l’association et de ses projets ;
  • Planification et gestion des ressources humaines ;
  • Formation-développement du personnel.

Commission en charge de la gouvernance et du genre

  • Développement de stratégies en matière de genre et de gouvernance ;
  • Suivi de la qualité des processus et de la performance en matière de genre et de gouvernance ;
  • Analyse des besoins des parties prenantes et développement de projets pertinents et adaptés ;
  • Capitalisation et développement des « meilleures pratiques » dans le domaine de la gouvernance et du genre ;
  • Qualité, accès et équité en matière de services sociaux de base (éducation, santé et culture).

Commission en charge du développement économique local

  • Développement de stratégies en matière de développement économique local ;
  • Suivi de la qualité des processus et de la performance en matière de développement économique local ;
  • Analyse des besoins des parties prenantes et le développement de projets pertinents et adaptés ;
  • Capitalisation et développement des « meilleures pratiques » dans le domaine du développement économique local.

Commission en charge de l’environnement et de l’adaptation aux changements climatiques 

  • Développement de stratégies en matière d’environnement et d’adaptation aux changements climatiques ;
  • Suivi de la qualité des processus et de la performance en matière d’environnement et d’adaptation aux changements climatiques ;
  • Analyse des besoins des parties prenantes et le développement de projets pertinents et adaptés ;
  • Capitalisation et développement des « meilleures pratiques » dans le domaine de l’environnement et d’adaptation aux changements climatiques.

Article 42 : Du fonctionnement des Commissions Permanentes

Conformément aux dispositions de l’article 41 des statuts de l’association, chaque commission permanente compte treize membres.

Les conseils communaux des communes membres désignent en leur sein les membres qui y siégeront.

La désignation des quatre conseillers communaux est effectuée au scrutin secret, sauf si le conseil communal décide, à l’unanimité, d’y renoncer.

Lors de la première réunion, les membres de la commission procèdent à la désignation du vice-président.

Les Commissions Permanentes peuvent entendre des personnes qualifiées extérieures aux commissions pour leur éclairage sur des questions spécifiques.

Chaque membre titulaire ou suppléant du Bureau Exécutif, chaque membre d’une commission aura la faculté d’assister, en sa qualité d’auditeur, aux travaux de toute commission autre que celle dont il est membre après en avoir informé son président 3 jours au moins avant la réunion.

La Commission Permanente se réunit sur convocation du Président de l’APIDA ou, à la demande du Président, du vice-président en charge.

La convocation, accompagnée de l’ordre du jour, est adressée à chaque membre à la mairie dont il est élu, sauf s’il fait le choix d’une autre adresse.

La convocation précise la date, l’heure et le lieu de la réunion, qui se tient en principe au siège de l’association.

La convocation est adressée trois jours francs au moins avant celui de la réunion.

En cas d’urgence, le délai peut être abrégé par le Président de la Commission Permanente, sans pouvoir être toutefois inférieur à un jour franc.

L’envoi des convocations aux membres de la Commission Permanente peut être effectué autrement que par courrier traditionnel, et notamment par voie dématérialisée, à l’adresse électronique de leur choix.

Une note explicative de synthèse sur les affaires soumises à étude doit être adressée avec la convocation aux membres titulaires et suppléants du Bureau Exécutif.

Les séances des Commissions Permanentes ne sont pas publiques, sauf décision contraire prise à la majorité des membres présents.

Sauf décision contraire du Président, notamment en cas d’urgence, toute affaire soumise au Bureau Exécutif doit être préalablement étudiée par une Commission Permanente.

En raison de leur rôle de veille, les Commissions Permanentes doivent élaborer un plan annuel d’actions assorti de budget à approuver par le BE.

Les Commissions Permanentes n’ont aucun pouvoir de décision. Elles examinent les affaires qui leur sont soumises ou dont elles se saisissent, émettent des avis ou formulent des propositions à l’attention du BE.

Elles statuent à la majorité des membres présents.

Elles élaborent un rapport sur les affaires étudiées. Ce rapport est communiqué à l’ensemble des membres, titulaires et suppléants, du Bureau Exécutif.

Article 43 : Du Commission ad ’hoc

Le Bureau Exécutif peut créer une commission ad ’hoc sur tout problème d’intérêt intercommunal concernant tout ou partie du territoire de l’Alibori. Cette commission comprend des personnes qui peuvent ne pas appartenir aux conseils communaux des communes membres de l’association, notamment des représentants des associations locales.

Sur proposition du Président, il en fixe la composition pour une durée qui ne peut excéder celle du mandat du Bureau Exécutif en cours.

La commission ad ’hoc est présidée par un membre titulaire ou suppléant du Bureau Exécutif, désigné par le Président.

Le comité peut être consulté par le Président sur toute question ou projet intéressant les services publics et équipements de proximité et entrant dans le domaine d’activité des associations membres du comité. Il peut par ailleurs transmettre au Président toute proposition concernant tout problème d’intérêt intercommunal pour lequel il aurait été consulté.

La composition et les modalités de fonctionnement de la commission ad ’hoc intercommunale sont fixées par délibération du Bureau Exécutif.

Ce comité est composé d’élus et de personnalités extérieures, particulièrement qualifiées ou directement concernées par le sujet soumis à l’examen du comité.

Les avis émis par les commissions ad ’hoc ne sauraient en aucun cas lier le Bureau Exécutif.

Article 44 De la Commission d’appels d’offres

L’autorité contractante des marchés est le Président de l’APIDA.

Il mandate le Secrétaire Exécutif de mettre en œuvre les procédures de passation et d’exécution des marchés.

Le Secrétaire Exécutif est assisté dans l’exécution de cette mission par la Cellule de Contrôle des Marchés Publics et la Commission de Passation des Marchés.

La composition et les modalités d’organisation et de fonctionnement des différentes cellules sont précisées dans le manuel de procédures.

Chapitre 6 : DES FINANCES ET DE LA GESTION DES RESSOURCES

Article 45 : Des droits d’adhésion

Les droits d’adhésion sont fixés à cent mille (100 000) FCFA pour chaque commune membre de l’association.

Article 46 : Des contributions communales

La contribution des communes aux recettes du budget de l’association est définie suivant les besoins de l’association, par le Bureau Exécutif. Le mandat doit être viré dans un compte bancaire ouvert à cet effet dont les références sont communiquées aux communes par le Président du Bureau.

Les communes qui ont des difficultés dûment justifiées, peuvent demander une dérogation écrite au Bureau Exécutif pour le versement de leur contribution en plusieurs tranches.

Sous réserve de l’accord du Bureau Exécutif, la première tranche de 50 % devra être versée au moins au 31 mars au plus tard.

Article 47 : De la domiciliation des ressources financières

Les ressources financières de l’association sont obligatoirement déposées dans un compte bancaire, postal ou public.

Tout chèque ou mandat émis sur ces comptes est cosigné par :

  • le Président de l’APIDA ou, en cas d’absence du Président, le Vice-Président en charge des affaires politiques et juridiques ;
  • le Vice-Président en charge des affaires administratives et financières (Trésorier).

Chaque programme/projet ouvre un compte de fonctionnement ou d’opérations.

Tout chèque émis sur ce compte est cosigné par :

  • le Secrétaire Exécutif ;
  • le Président ou le Vice-Président en charge des affaires administratives et financières ;
  • le Responsable de la comptabilité.

La comptabilité du Secrétariat Exécutif est tenue conformément aux normes en vigueur en République du Bénin, aux conventions avec les PTF et aux dispositions du manuel de procédures de l’APIDA.

Article 48 : De la gestion des ressources de l’association

La gestion des ressources de l’Association se fait sur la base d’un manuel de procédures administratives, financières et comptables, ainsi que d’autres documents de gestion approuvés et adoptés par le Bureau Exécutif.

Les conventions de financements signés entre l’APIDA et ses Partenaires Techniques et Financiers complètent les documents de gestion de l’Association.

Article 49 : Des indemnités des membres

Les fonctions de membres ou de dirigeants de l’association ne donnent pas droit à une rémunération. Toutefois, les membres de l’association présents aux sessions et réunions organisées par la structure, reçoivent une indemnité de restauration, d’hébergement et de transport. Le montant de cette indemnité est fixé par le Bureau Exécutif au cours de l’une de ses sessions.

 

Article 50 : De la gestion des ressources humaines

Le recrutement du personnel est autorisé par le Bureau Exécutif. Les modalités de gestion du personnel de l’association sont définies dans le manuel de procédures administratives, comptables et financières.

Chapitre 7 : DES DISPOSITIONS DIVERSES

Article 51 : De la désignation des délégués dans les organismes extérieurs

Le Bureau Exécutif procède à la désignation de ses membres ou de délégués pour siéger au sein d’organismes extérieurs dans les cas et conditions prévus par les dispositions du présent règlement et des textes régissant ces organismes. La fixation par les dispositions précitées de la durée des fonctions assignées à ces membres ou délégués ne fait pas obstacle à ce qu’il puisse être procédé à tout moment, et pour le reste de cette durée, à leur remplacement par une nouvelle désignation opérée dans les mêmes formes.

L’élection d’un nouveau Président n’entraîne pas, pour le Bureau Exécutif, l’obligation de procéder à une nouvelle désignation des délégués dans les organismes extérieurs.

Article 52 : Des sanctions

Les communes membres ainsi que leurs représentants sont passibles de sanctions dans l’exercice de leur mission

Les sanctions applicables sont les suivantes :

  • Rappel à l’ordre ;
  • Lettre de rappel des engagements dès l’échéance du délai ;
  • Mise en demeure, un (01) mois après l’échéance du délai ;
  • Suspension de la prise en charge des représentants de la commune aux réunions et sessions du Congrès trois (03) mois après l’échéance du délai ;
  • Suspension de la mise à disposition des différentes subventions par lettre du président six (06) mois après l’échéance du délai ;
  • La suspension ;
  • et l’exclusion.

 

Article 53 : Des fautes graves

Sont considérées comme fautes graves :

  • Les détournements des deniers appartenant à l’association ;
  • Les violations des statuts et règlement intérieur ;
  • Les absences répétées et non justifiées aux réunions ;
  • Les actes ou déclarations portant atteintes aux intérêts moraux et/ ou matériels de l’association ;
  • Le non-paiement régulier des cotisations sur au moins trois exercices successifs

Article 54 : De la procédure de sanction

La proposition de sanction est faite par le Bureau Exécutif qui l’inscrit à l’ordre du jour d’une session. Préalablement à toute sanction, le membre de l’Association doit être entendu par les instances de l’Association sur les faits qui lui sont reprochés.

Un procès-verbal de l’audition est établi. Au vu du procès-verbal d’audition et de la gravité des faits établis, le Bureau exécutif propose l’une des sanctions prévues à l’article 52 ci-dessus. L’avertissement ou le blâme, proposé par le Bureau exécutif, est prononcé par Décision motivée du Président de l’APIDA.

Lorsque la sanction proposée est la suspension ou l’exclusion, le dossier est inscrit à l’ordre du jour d’une session extraordinaire du Congrès.

La décision de sanction fait l’objet d’une délibération motivée du Congrès.

Les avertissements sont infligés par le Président après délibération du Bureau.

La suspension et l’exclusion sont proposées par le Bureau et entérinées par le Congrès.

Article 55 : Du Secrétariat Exécutif de l’APIDA

L’APIDA est dotée d’un Secrétariat Exécutif conformément aux dispositions de l’article 31 des statuts de l’APIDA.

Le manuel de procédures précise son fonctionnement.

Article 56 : De la modification du règlement intérieur

Le présent règlement peut faire l’objet de modifications à la demande et sur proposition du Président ou d’un tiers des membres titulaires du Bureau Exécutif.

Le règlement ne peut être modifié que par le Congrès conformément aux dispositions de l’article 16 des statuts de l’APIDA.

Article 57 : De la validité du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur qui complète les statuts de l’APIDA prend effet pour compter de la date de son adoption et sera enregistré, communiqué et publié partout où besoin sera.

Il sera complété de manuels de procédures qui préciseront les règles de gestion des fonds mis en place et les procédures administratives et comptables.

Article 58 : De l’application du règlement

Le présent règlement est applicable à tous les organes de l’APIDA. Il devra être adopté à chaque renouvellement des organes de l’APIDA dans les six mois qui suivent leur installation.

Fait à Kandi, le 10 Avril 2018

En dix exemplaires originaux

 

Pour le Congrès, le Président

 

Alidou DEMONLE MOKO

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